Domaine / Métier : Enseignement et Formation/Gestionnaire de scolarité
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Rattaché à la directrice administrative de l’IUT de Laval, l’agent assure à mi-temps le secrétariat du département Métiers du Multimédia et de l’Internet - MMI (50%) Encadrement : Non Effectif encadré : A : 00. B : 00. C : 00. Conduite de projet : Non Missions et activités principales Gestion administrative au secrétariat du département MMI (50%) Préparation et modification des listings étudiants, listes émargement Saisie des absences et des justificatifs, relation avec les étudiants pour le suivi des absences en lien avec la direction des études Suivi des aménagements d’étude et des dossiers étudiants Vérification des conventions de stage complétées par le responsable des stages puis édition des conventions et suivi des signatures Gestion des examens (impression des sujets, préparation des copies, suivi) Suivi des évaluations d’entreprises pour l’alternance Accompagnement des nouveaux vacataires Contribution active aux différentes manifestations organisées au sein du département MMI (portes ouvertes, conseil de perfectionnement …) ou à leur préparation Missions et activités associées Assurer le secrétariat du département : Accueil des étudiants, enseignants et des extérieurs (procédures internes, prêt de clés, fournitures, etc.) Accueil téléphonique Contrôle de la présence des étudiants sur les plages en autonomie (SAE) Rédaction de courriers, mailings, publipostages, comptes rendus divers Archivage, classement
Contraintes spécifiques du poste (astreintes, conditions d’exercice, déplacements…) : Plages d’accueil en lien avec les nécessités au département MMI (de type : ouvertures 8h30, plages de fin d’après-midi jusqu’à 18h, plages méridiennes, à définir en complémentarité des autres agents, récurrence hebdomadaire, définies pour l’année universitaire). Connaissances théoriques et techniques (Savoirs) Environnement professionnel Organisation et missions du département MMI Savoir-faire opérationnels Outils bureautiques et applications professionnelles Accueillir les usagers, comprendre leurs besoins et apporter une réponse adaptée Aptitude à organiser, classer, archiver des documents Maitrise expression écrite et orale Savoir-être Sens de l’organisation Capacité à transmettre les connaissances Capacité à écouter et communiquer Capacité à la collaboration, au travail en équipe et au contact du public
Géolocalisation du poste : le mans université
Niveau d'études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Rattaché à la directrice administrative de l’IUT de Laval, l’agent assure à mi-temps le secrétariat du département Métiers du Multimédia et de l’Internet - MMI (50%) Encadrement : Non Effectif encadré : A : 00. B : 00. C : 00. Conduite de projet : Non Missions et activités principales Gestion administrative au secrétariat du département MMI (50%) Préparation et modification des listings étudiants, listes émargement Saisie des absences et des justificatifs, relation avec les étudiants pour le suivi des absences en lien avec la direction des études Suivi des aménagements d’étude et des dossiers étudiants Vérification des conventions de stage complétées par le responsable des stages puis édition des conventions et suivi des signatures Gestion des examens (impression des sujets, préparation des copies, suivi) Suivi des évaluations d’entreprises pour l’alternance Accompagnement des nouveaux vacataires Contribution active aux différentes manifestations organisées au sein du département MMI (portes ouvertes, conseil de perfectionnement …) ou à leur préparation Missions et activités associées Assurer le secrétariat du département : Accueil des étudiants, enseignants et des extérieurs (procédures internes, prêt de clés, fournitures, etc.) Accueil téléphonique Contrôle de la présence des étudiants sur les plages en autonomie (SAE) Rédaction de courriers, mailings, publipostages, comptes rendus divers Archivage, classement
Contraintes spécifiques du poste (astreintes, conditions d’exercice, déplacements…) : Plages d’accueil en lien avec les nécessités au département MMI (de type : ouvertures 8h30, plages de fin d’après-midi jusqu’à 18h, plages méridiennes, à définir en complémentarité des autres agents, récurrence hebdomadaire, définies pour l’année universitaire). Connaissances théoriques et techniques (Savoirs) Environnement professionnel Organisation et missions du département MMI Savoir-faire opérationnels Outils bureautiques et applications professionnelles Accueillir les usagers, comprendre leurs besoins et apporter une réponse adaptée Aptitude à organiser, classer, archiver des documents Maitrise expression écrite et orale Savoir-être Sens de l’organisation Capacité à transmettre les connaissances Capacité à écouter et communiquer Capacité à la collaboration, au travail en équipe et au contact du public
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Niveau d'études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat
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