Emploi fonction publique

Domaine / Métier : Relation à l'usager/Secrétaire
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Description synthétique du poste Assister le sous-directeur et son adjoint dans l'organisation quotidienne de leur activité. Accompagner les nouveaux agents concernant leurs procédures administratives de prise de fonctions. Assurer la polyvalence des missions d’assistance et d’accueil du poste. Assurer l'intérim des deux autres secrétaires en cas d'absence. Activité principale - Assister le sous-directeur et son adjoint dans leur activité quotidienne : tenir l’agenda hebdomadaire, planifier les demandes d’entretien et de réunions, tenir le tableau des congés de la sous-direction, gérer les déplacements/missions, préparer et convoquer les réunions de la sous-direction. - Monter et assurer la logistique (réservation de salles, demande de prestations) des réunions, en particulier celles en visioconférence et sur Viséo, - Organiser les entretiens de recrutement des nouveaux agents et des stagiaires. - Contribuer à la préparation des déplacements à l'étranger (logistique, constitution de dossiers,missions). - Soutien logistique à l'organisation des évènements relatifs à la sous-direction (séminaire annuel de sous-direction, pots d’accueil ou de départ...). - Assurer l’actualisation et la tenue de quelques documents ressources indispensables au fonctionnement du service : mailing list des agents, tableaux des contacts (administrations, acteurs du monde de l’ESR, principaux opérateurs et partenaires), tableaux des congés. - Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels (gestion en commun de la boîte générique du service). - Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes. - Gérer les archives sur support papier et dématérialisées/enregistrement de documents dans Diplomatie. - Mettre en forme et valoriser les supports écrits (notes). - Renseigner le tableau des échéances ...

Profil statutaire du poste Détachement sur emploi : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C ; - rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste. Autres voies de recrutement : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie A en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 à 37 380 euros annuels bruts Durée d'affectation attendue Détachement sur emploi : détachement d'1 an, puis renouvellement de 2 ans et enfin pour une 4ème et dernière année. Par contrat : détachement sur contrat ou CDD jusqu'au 31 août 2027, renouvelable. Compétences attenduesConnaissanceEnvironnement administratif, institutionnel et politique - Pratique Gestion administrative et budgétaire - Pratique Gestion de l'information - Maîtrise Ministère et ses réseaux - Maîtrise Techniques d'accueil - Maîtrise Techniques de rédaction - MaîtriseSavoir-faireAccueillir une personne, du public - Maîtrise Assister - Maîtrise Maîtriser les délais - Expert Mettre en forme un document - Maîtrise Organiser - Maîtrise Prioriser - Expert Rechercher des données, des informations - Pratique Rendre compte - Maîtrise Travailler en réseau - Maîtrise Travailler en équipe - ExpertSavoir-êtreEsprit d'initiative - Maîtrise Esprit d'équipe - Expert Etre autonome - Maîtrise Etre rigoureux - Maîtrise Faculté d'adaptation - Maîtrise Faire preuve de discrétion - Maîtrise Maîtrise de soi - Maîtrise Respect de la confidentialité des données - Maîtrise Réactivité - Maîtrise Sens de l'organisation - ExpertCompétence outilBureautique - Expert CROCUS - Pratique SAGHA - Pratique SOLON - Maîtrise
Géolocalisation du poste : DGM/DDC/ESR 27 rue de la convention 75015 Paris France